Secretaresse Mens & Organisatie

Ben jij degene die overzicht brengt, structuur aanbrengt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt? Binnen de afdeling Mens & Organisatie (M&O) zoeken we een secretaresse die samen met de directiesecretaresse het verschil maakt in de ondersteuning van de directie en het team.
Je werkt dicht op het hart van de organisatie, in een rol waarin je veel schakelt, meedenkt en zorgt dat processen goed georganiseerd zijn.

Wat ga je doen?
Als secretaresse binnen M&O ondersteun je de directiesecretaresse, de directeur en het managementteam. Je zorgt ervoor dat werkzaamheden goed gepland zijn, informatie beschikbaar is en afspraken worden nagekomen.
Je brengt structuur in de dagelijkse dynamiek en houdt overzicht, ook wanneer er veel tegelijk speelt.
Je houdt je onder andere bezig met:

• Ondersteunen bij agendabeheer en het plannen van afspraken;
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Verwerken en redigeren van e-mails, documenten en presentaties;
• Opstellen van conceptnotities, overzichten en communicatie;
• Beheren van informatie en documenten en zorgen voor een goede archivering;
• Bijhouden van actie- en besluitenlijsten en bewaken van de voortgang;
• Ondersteunen bij personele en administratieve processen;
• Verzorgen van telefoon- en mailverkeer en fungeren als eerste aanspreekpunt;
• Signaleren van knelpunten en meedenken over praktische verbeteringen.

Je werkt zelfstandig binnen duidelijke kaders, maar altijd in nauwe samenwerking met je collega’s.

Wij bieden jou:

• Je wordt ingeschaald in schaal 45 of 50 van de CAO GGZ (min. € 3.088,- en max. € 4.579,- bij 36 uur), afhankelijk van jouw achtergrond, opleiding en ervaring. Tijdens het sollicitatieproces bespreken we graag welke schaal voor jou passend is.
• Het betreft een vacature voor 24 tot 36 uur per week met de intentie om dit bij goed functioneren om te zetten in een vast dienstverband;
• Een eindejaarsuitkering van 8,33% en 8,33% vakantiegeld;
• Je bouwt een goed pensioen op bij Pensioenfonds Zorg & Welzijn.

Daarnaast een aantal aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden van Arkin:

• Voor woon-werkverkeer en dienstreizen krijg je een 2e klasse mobiliteitskaart, ook te gebruiken voor OV-fiets, of een km vergoeding;
• Korting op verzekeringen bij Univé en Centraal Beheer;
• Een thuiswerkregeling met vergoeding voor werkplekinrichting en vergoeding voor thuiswerkdagen;
• Arkin biedt met 11 specialismen op verschillende locaties ook veel mogelijkheden op langer termijn voor jouw professionele ontwikkeling en persoonlijke groei. Hiervoor hebben we een breed trainingsaanbod;
• Een meerkeuzesysteem waarbij je brutoloon kunt gebruiken voor extra vakantie-uren, fietsaanschaf en aanvullende reiskostenvergoeding;
• Voor jouw welzijn, conform de CAO, een jaarlijks balansbudget van €1000 (naar rato dienstverband) en een jaarlijks vitaliteitsbudget van maximaal €100,- (bij een vast dienstverband van minimaal 18 uren per week) en toegang tot het platform Nrgize voor deelname aan activiteiten zoals bootcamp, yoga en salsa dansen. Daarnaast krijg je onbeperkt toegang tot het online cursusaanbod van GoodHabitz;
• Collega aandragen? Ontvang in totaal een aanbrengbonus van €1000,- bruto.

Wat breng je mee?
Je werkt gestructureerd, houdt overzicht en weet goed prioriteiten te stellen. Je schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en blijft rustig, ook als het druk is.
Je bent servicegericht, denkt vooruit en ziet wat er nodig is. Daarnaast ben je zorgvuldig in je communicatie en ga je discreet om met informatie.
Je vindt het prettig om samen te werken en bent een betrouwbare steun voor je collega’s.
Daarnaast heb je:

• Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding, bij voorkeur richting secretarieel of managementassistent;
• Enkele jaren ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol;
• Goede vaardigheden in MS Office (Outlook, Word, Teams, Excel, PowerPoint;
• Affiniteit met een HR-omgeving is een pre;
• Een proactieve, nauwkeurige en zelfstandige werkhouding.

Werken bij Arkin
Arkin is dé Randstedelijke GGZ aanbieder met 11 specialismen. Samen zijn we de expert op het gebied van de psychiatrie en verslavingszorg. Met elkaar maken we ons sterk voor de mentale veerkracht van onze cliënten.
Bij Arkin werken ongeveer 4000 betrokken, gedreven professionals die hun nek durven uitsteken. Zij zijn continu op zoek naar maatwerkoplossingen voor hun cliënt. Daarbij telt kwaliteit, steeds opnieuw. Wij stimuleren medewerkers dan ook via uitgebreide opleidingsprogramma’s zich blijvend in hun vakgebied te ontwikkelen. Ook moedigen we medewerkers aan innovatieve ideeën te ontwikkelen en deze in multidisciplinaire teams uit te werken. Bij Arkin geloven we namelijk dat innovatie essentieel is om de zorg betaalbaar en toegankelijk te houden.

De afdeling Mens & Organisatie is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en implementatie van het strategische HR-beleid. Binnen de afdeling zijn diverse HR- en beleidsadviseurs werkzaam om de Raad van Bestuur en de specialismen zo goed mogelijk te ondersteunen en bij te dragen aan het verwezenlijken van organisatiedoelstellingen.
Onderdelen van Human Resources zijn HR-Advies, Expertise & Arbeidsvoorwaarden, Leren & Ontwikkelen, Mobiliteit & Recruitment en de Personeels- & Salarisadministratie.

Ons hoofdkantoor is gehuisvest op de Klaprozenweg in Amsterdam Noord, op het NDSM. Arkin is goed bereikbaar met het OV.

Interesse? 
Wil je meer weten over deze functie? Neem dan contact op met Marijke Kweekel, directeur M&O, via contactinformatie . We zien jouw sollicitatie graag tegemoet.
Reageren kan tot en met maandag 13 april aanstaande.
De eerste gesprekken zullen plaats vinden op maandag 20 april.

Deze vacature staat gelijktijdig in- en extern open. Bij gelijke geschiktheid gaan interne kandidaten voor.

Wij zoeken het liefst zelf naar nieuwe collega’s, dat vinden we wel zo persoonlijk. Acquisitie wordt dan ook niet op prijs gesteld.

Over het bedrijf

Arkin is dé Randstedelijke GGZ aanbieder met 11 specialismen. Samen zijn we de expert op het gebied van de psychiatrie en verslavingszorg. Met elkaar maken we ons sterk voor de mentale veerkracht van onze cliënten.

Bij Arkin werken 4.200 betrokken, gedreven professionals die hun nek durven uitsteken. Zij zijn continu op zoek naar maatwerkoplossingen voor hun cliënt. Daarbij telt kwaliteit, steeds opnieuw. Wij stimuleren medewerkers dan ook via uitgebreide opleidingsprogramma’s zich blijvend in hun vakgebied te ontwikkelen.