Ambtelijk secretaris OR

Intro

Wil jij als ambtelijk secretaris bijdragen aan sterke medezeggenschap? Ben je proactief, discreet en werk je graag samen in een complexe organisatie?

Wat ga je doen?

Als ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad (OR) ben je de verbindende schakel tussen medewerkers, bestuur en externe relaties. Je ondersteunt de ondernemingsraad inhoudelijk, organisatorisch en beleidsmatig. Samen met je collega ambtelijk secretaris coördineer, coach en adviseer je de ondernemingsraad en het dagelijks bestuur van de OR bij complexe vraagstukken. Je bent aanspreekpunt binnen de organisatie, onder andere voor de raad van bestuur, en onderhoudt contacten met externe relaties. Je bent iedere dinsdag aanwezig bij de vergadering van de ondernemingsraad, afwisselend op locatie AMC of locatie VUmc. Na een inwerktraject is gedeeltelijk thuiswerken mogelijk. 

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Voorbereiden, ondersteunen en afwikkelen van advies- en instemmingsaanvragen.
• Notuleren en uitwerken van actiepunten uit vergaderingen en overleggen.
• Opstellen en bewaken van agenda’s en besluitenlijsten.
• Zorgen voor het jaarverslag van de OR (een keer per jaar).
• Organiseren en begeleiden van verkiezingen (elke drie jaar).
• Adviseren en vraagbaak zijn voor de OR leden.
• Meewerken aan zichtbaarheid van de OR in de organisatie.
• Bijdragen aan diverse trainingen en scholing voor de OR leden en de OR als geheel.
• Beheren en structureren van documenten en informatiestromen en zorgen dat binnenkomende aanvragen efficiënt en overzichtelijk worden verwerkt.
• Bewaken van procedures, richtlijnen en afspraken en het waarborgen van de kwaliteit en tijdigheid van alle diensten en producten van het bureau.

Wat neem je mee?

Je hebt een afgeronde hbo-opleiding en kennis van de Wet op de ondernemingsraden. Je hebt affiniteit met medezeggenschap en bij voorkeur kennis van Arbowet en arbeidsrecht. Daarnaast heb je de DASMO-opleiding voor ambtelijk secretarissen gevolgd of ben je bereid deze te volgen. Verder:

• Je weet anderen te bereiken met jouw heldere communicatie, zowel in woord als op papier.
• Je hebt oog voor wat er speelt binnen de organisatie, hebt inzicht in de bestuurlijke verhoudingen en begrijpt de verschillende belangen in een complexe organisatie als Amsterdam UMC.
• Je hebt een open en enthousiaste houding, bent discreet en met jouw relativeringsvermogen (en af en toe wat humor) blijf je rustig in hectische situaties.
• Je kunt goed zelfstandig werken en daarnaast ben je in staat om veel contact te onderhouden met verschillende partijen binnen en buiten de organisatie.
• Je past je gemakkelijk aan bij de steeds veranderende samenstellingen van de OR en de daarbij horende veranderingen van het reglement.
• Je denkt graag mee over hoe dingen slimmer, efficiënter of beter kunnen en durft bestaande werkprocessen te vernieuwen.
• Je bent bekend met de mogelijkheden van digitalisering en neemt initiatief in het aandragen van digitale oplossingen die het werk kunnen verbeteren.

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 8: € 3.430 tot € 4.562 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie-uren: 190,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Bij 7 km of meer (enkele reis) 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Je ontvangt een vergoeding van €0,18 per km.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Waar ga je werken?

Je werkt bij het bureau medezeggenschap van Amsterdam UMC. Dit bureau ondersteunt en faciliteert de ondernemingsraad, die bestaat uit 25 leden die elke drie jaar worden gekozen door de medewerkers.

Je komt terecht in een betrokken en professioneel team van drie collega’s: een eindverantwoordelijk ambtelijk secretaris, een ambtelijk secretaris en een secretaresse. Gezamenlijk zorgen jullie ervoor dat de ondernemingsraadsleden hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Jij en de eindverantwoordelijk ambtelijk secretaris verdelen de werkzaamheden samen, waarbij jullie elkaar versterken en flexibel kunnen overnemen wanneer dat nodig is.

Amsterdam UMC is een toonaangevend universitair medisch centrum waar innovatie, ontwikkeling en samenwerking voorop staan. Je krijgt volop ruimte om jezelf te ontwikkelen en bij te dragen aan de kwaliteit van zorg en medezeggenschap.

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je terecht bij Khadija Asafiati - Bakkali, via 020 44434 73 of via k.asafiati@amsterdamumc.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Dewi Henneman, recruitmentadviseur, via d.r.henneman@amsterdamumc.nl

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Bekijk wat het inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.