Secretaresse BITS | tijdelijke zwangerschapsvervanging

Ben jij een organisatietalent dat graag zorgt dat alles op rolletjes loopt? Kun jij moeiteloos schakelen tussen verschillende werkzaamheden, houd je overzicht en vind je het prettig om een ondersteunende rol te vervullen binnen een dynamische IT-omgeving?

Voor de afdeling BITS (Bedrijfsinformatie, ICT & Technologie Services) zoeken wij een tijdelijke vervanger van onze secretaresse tijdens zwangerschapsverlof. Het betreft een tijdelijke functie voor de periode van augustus/september 2026 tot en met januari 2027.

Wat ga je doen?
Als secretaresse binnen BITS ben je een belangrijke spil binnen de afdeling. Je ondersteunt het managementteam en verschillende teams binnen de IT-organisatie. Je zorgt ervoor dat werkzaamheden goed georganiseerd zijn, afspraken worden nagekomen en informatie op het juiste moment beschikbaar is.

Je bent zichtbaar, toegankelijk en prettig in de samenwerking. Dankzij jouw gestructureerde aanpak behoud je overzicht, ook wanneer er meerdere zaken tegelijk spelen.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Beheren van agenda's en plannen van afspraken;
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, bijeenkomsten en events;
• Notuleren en uitwerken van vergaderingen;
• Bewaken van actie- en besluitenlijsten;
• Ondersteunen bij administratieve en organisatorische werkzaamheden;
• Verwerken en redigeren van documenten, presentaties en correspondentie;
• Coördineren van aanvragen, bestellingen en faciliterende zaken;
• Beheren van informatie en zorgen voor een goede digitale archivering;
• Ondersteunen bij interne communicatie;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne contacten en leveranciers.
• Registreren van werkuren, verlof in OWS en personeelsmutaties in YouForce;
• Medeverantwoordelijk voor het rooster van de calamiteitendienst;

Je werkt zelfstandig, maar bent tegelijkertijd een verbindende factor binnen de afdeling.

Wij bieden jou:

• Arbeidsvoorwaarden volgens de CAO GGZ, schaal 45 of 50 (min. € 3.180,- en max € 4.716,- bruto op basis van 36 uur), afhankelijk van opleiding en ervaring;
• Het betreft een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de periode van augustus/september 2026 tot en met januari 2027 voor 32 uur per week;
• Een eindejaarsuitkering van 8,33% en 8,33% vakantiegeld;
• Je bouwt een goed pensioen op bij Pensioenfonds Zorg & Welzijn.

Daarnaast een aantal aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden van Arkin:

• Voor woon-werkverkeer en dienstreizen krijg je een 2e klasse mobiliteitskaart, ook te gebruiken voor OV-fiets, of een km vergoeding;
• Korting op verzekeringen bij Univé en Centraal Beheer;
• Een thuiswerkregeling met vergoeding voor werkplekinrichting en vergoeding voor thuiswerkdagen;
• Arkin biedt met 11 specialismen op verschillende locaties ook veel mogelijkheden op langer
• Toegang tot het platform Nrgize voor deelname aan activiteiten zoals bootcamp, yoga en salsa dansen. Daarnaast krijg je onbeperkt toegang tot het online cursusaanbod van GoodHabitz.

Wat breng je mee?
Je bent een ervaren ondersteuner die snel zijn of haar weg vindt binnen een organisatie. Je werkt nauwkeurig, bent servicegericht en houdt ervan om zaken goed te regelen.
Daarnaast beschik je over:

• Een afgeronde mbo-4 opleiding, bij voorkeur in secretariële richting;
• Ervaring als secretaresse, managementassistent of vergelijkbare functie;
• Goede kennis van Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint);
• Goede communicatieve vaardigheden;
• Een proactieve, zelfstandige en flexibele werkhouding;
• Organisatietalent en een goed gevoel voor prioriteiten.

Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een vast onderdeel van onze sollicitatieprocedure, zodat we samen zorgen voor een veilige en betrouwbare werkomgeving.

Werken bij Arkin
Arkin is dé Randstedelijke GGZ aanbieder met 11 specialismen. Samen zijn we de expert op het gebied van de psychiatrie en verslavingszorg. Met elkaar maken we ons sterk voor de mentale veerkracht van onze cliënten.
Bij Arkin werken ongeveer 4000 betrokken, gedreven professionals die hun nek durven uitsteken. Zij zijn continu op zoek naar maatwerkoplossingen voor hun cliënt. Daarbij telt kwaliteit, steeds opnieuw. Wij stimuleren medewerkers dan ook via uitgebreide opleidingsprogramma’s zich blijvend in hun vakgebied te ontwikkelen. Ook moedigen we medewerkers aan innovatieve ideeën te ontwikkelen en deze in multidisciplinaire teams uit te werken. Bij Arkin geloven we namelijk dat innovatie essentieel is om de zorg betaalbaar en toegankelijk te houden.

BITS is de IT-afdeling van Arkin en ondersteunt de organisatie met betrouwbare, veilige en innovatieve digitale dienstverlening. Binnen BITS werken specialisten op het gebied van servicedesk, werkplekbeheer, infrastructuur, systeembeheer, functioneel beheer, projecten & innovatie en data & architectuur. Samen zorgen zij ervoor dat collega's optimaal ondersteund worden en dat digitale ontwikkelingen bijdragen aan goede zorg.

Ons kantoor is gehuisvest op de Klaprozenweg in Amsterdam Noord, op het NDSM. Een gebied met vele leuke lunchplekjes. Arkin is goed bereikbaar met het OV.

Interesse? 
Wil je meer weten over deze tijdelijke functie? Neem dan contact op met Ron Schutz (manager BITS) via contactinformatie of met Celina Beke (directiesecretaresse BITS) via contactinformatie .

Wij ontvangen jouw sollicitatie graag uiterlijk 19 juli a.s.
De gesprekken vinden plaats in de week erop.

Wij zoeken het liefst zelf naar nieuwe collega’s, dat vinden we wel zo persoonlijk. Acquisitie wordt dan ook niet op prijs gesteld.

Over het bedrijf

Arkin is dé Randstedelijke GGZ aanbieder met 11 specialismen. Samen zijn we de expert op het gebied van de psychiatrie en verslavingszorg. Met elkaar maken we ons sterk voor de mentale veerkracht van onze cliënten.

Bij Arkin werken 4.200 betrokken, gedreven professionals die hun nek durven uitsteken. Zij zijn continu op zoek naar maatwerkoplossingen voor hun cliënt. Daarbij telt kwaliteit, steeds opnieuw. Wij stimuleren medewerkers dan ook via uitgebreide opleidingsprogramma’s zich blijvend in hun vakgebied te ontwikkelen.