Secretaresse Bedrijfsbureau medische staf

Welke leuke, gezellige, professionele collega zou het Bedrijfsbureau medische staf willen komen ondersteunen? 

Wij zijn op zoek naar een toegewijde, ervaren, enthousiaste en professionele collega. 

Wat ga je doen?

• Het beheer van het secretariaat (inkomende en uitgaande post, archivering, telefoonverkeer, ruimtereservering, catering en meer) met als extra aandachtsgebied de financiële portefeuille.
• Agendabeheer en bewaken van afspraken van de bestuurder MSB-I met de portefeuille financiën, de financieel manager, de senior medewerker rapportage en administratie en de medewerker financiële administratie.
• Het organiseren en ondersteunen van financiële vergaderingen, diverse commissies en de vergadering van Maten (ruimtereservering, catering, vergaderstukken verzorgen, notuleren, acties uitzetten et cetera).
• Het notuleren van (on)gestructureerde vergaderingen, besprekingen en andere vormen van overleg.
• Ondersteuning, bewaking en archiveren van (financiële) afspraken tussen ziekenhuis en MSB-I en tussen MSB-I en de vakgroepen.
• Het opstellen van correspondentie en notities aan de hand van steekwoorden.
• Proactief meedenken.
• Projectmatige ondersteuning van de financiële manager.
• Onderhouden van interne (binnen de medische staf en het ziekenhuis) en externe contacten. 

Waar ga je werken?

Het MSB (Bedrijfsbureau Medische Staf) ondersteunt zowel de Vereniging Medische Staf Isala (VMS-I), de Vereniging Medisch Specialisten in dienstverband (VMSD-I) als het Medisch Specialistisch Bedrijf Isala (MSB-I) en bestaat in totaal uit ongeveer 470 leden. De werkzaamheden van de VMS-I, de VMSD-I en het MSB-I worden grotendeels uitgevoerd binnen het ziekenhuis.

Het bedrijfsbureau medische staf bestaat uit een secretarieel team en een stafteam (HR, Kwaliteit, Financiën en Projectondersteuning). Ons team bestaat momenteel uit elf enthousiaste en betrokken collega's. 

We werken in een informele sfeer, met korte lijnen binnen het team en met de bestuurders. De werkzaamheden zijn heel divers en maken het werken binnen het bedrijfsbureau interessant en uitdagend.

Met elkaar ontwikkelen en professionaliseren we telkens onze werkzaamheden binnen het bureau. Daarbij verwachten we van iedereen een bijdrage. 

Wat wordt je aandachtgebied?

Het secretariële team bestaat, naast deze vacature, uit drie medewerkers die naast de algemene secretariële werkzaamheden ieder een eigen aandachtsgebied hebben. Voor deze functie zoeken wij iemand met het aandachtsgebied financiën. We verwachten niet dat je specifieke financiële of administratieve kennis hebt of financiële taken uitvoert. Het is wel belangrijk dat je nieuwsgierig bent, niet terugschrikt voor financiële onderwerpen en je op hoofdlijnen laat meenemen door het financiële team om hen te kunnen ondersteunen en bijvoorbeeld vergaderingen goed te kunnen notuleren. 

Wie ben je en wat breng je mee?

• Je hebt een hbo-werk- en –denkniveau.
• Je beschikt over goede contactuele en schriftelijke vaardigheden.
• Je hebt ervaring met het opstellen van complexe notulen.
• Je kunt het overzicht bewaren (ook tijdens hectische momenten) en kunt snel inspelen op verschillende situaties.
• Je bent proactief en zorgt ervoor dat taken tijdig en volledig worden uitgevoerd.
• Je hebt een scherp oog voor detail en werkt nauwkeurig/gestructureerd.
• Je kunt goed overzicht behouden in complexe materie.
• Je bent accuraat, stressbestendig, je kunt de juiste prioriteiten stellen en je hebt een flexibele instelling (je bent bereid af en toe s ‘avonds te werken).
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Daarnaast kun je zowel zelfstandig als in teamverband werken binnen een omgeving die volop in ontwikkeling is. 

Wat bieden wij?

• De functie wordt gesteld voor bepaalde tijd van 1 mei 2026 tot 1 mei 2027. Bij gebleken geschiktheid van beide kanten zal dit daarna worden omgezet naar een contract voor onbepaalde tijd. Mocht je in Isala werkzaam zijn en al een dienstverband voor onbepaalde tijd hebben dan zal dit worden overgenomen.
• Het gaat om 28-32 uur verdeeld over 4 dagen (maandag tot en met donderdag).
• De Cao Ziekenhuizen is van toepassing. De functie is ingedeeld in FWG 45 met een huidig maximumsalaris van € 4.261,00 bruto bij een fulltime dienstverband.
• De pensioenregeling is aangesloten bij het pensioenfonds Zorg en Welzijn.
• Isala biedt goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een 13e maand, actieve personeelsvereniging en een eigen Centrum voor Loopbaan en Mobiliteit.
• Omdat we gezond en met plezier werken belangrijk vinden, hebben we een Isala breed programma "Sterk & Fit" met allerlei trainingen en workshops om (zowel mentaal als fysiek) fit te blijven en je werk met plezier te doen. 

Wil je meer weten? 

Heb je vragen? Bel gerust voor meer informatie en neem contact op met het Bedrijfsbureau medische staf via contactinformatie of via mail bms@isala.nl. 

Lijkt het je leuk om onderdeel te worden van ons team, dan nodigen wij je uit te solliciteren. Wij ontvangen je sollicitatie graag onder vermelding van referentienummer 276355. 

Solliciteren kan uitsluitend via de sollicitatiebutton.