Managementassistent Directeur Bedrijfsvoering

Intro

Ben jij een proactieve en nauwkeurige managementassistent die energie krijgt van een dynamische werkomgeving? Wil jij een sleutelrol vervullen binnen het divisiebestuur van onze divisie én de Directeur Bedrijfsvoering ondersteunen? Dan zoeken wij jou!

Wat ga je doen?

Als managementassistent ben jij de onmisbare rechterhand van de directeur bedrijfsvoering van divisie 1, Inwendige Specialismen. Je zorgt ervoor dat alles wat er achter de schermen gebeurt soepel, professioneel en met vooruitkijkend organisatietalent verloopt. Je ondersteunt het divisiebestuur op momenten dat het ertoe doet. Je leidt de dagelijkse stroom aan informatie, afspraken en contacten moeiteloos in goede banen.

Complex agendabeheer, het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen, het voorbereiden van stukken en het verzorgen van correspondentie — jij doet het nauwkeurig én met energie. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties en weet steeds de juiste prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving waar geen dag voorspelbaar is.

Wat deze functie extra interessant maakt? Je krijgt de kans om slimme digitale hulpmiddelen en AI-toepassingen in te zetten. Denk aan het efficiënter plannen van afspraken, het structureren van informatie of het sneller voorbereiden van stukken. Zo draag je actief bij aan een moderne, professionele en vooruitstrevende manier van werken binnen onze divisie én houd je meer tijd over voor wat écht belangrijk is en kun je jezelf blijven ontwikkelen in een innovatieve werkomgeving.

Taken

• Agendabeheer, afspraken maken en e-mail afhandelen voor de directeur bedrijfsvoering
• Jaarplanning maken, agenda’s opstellen, notuleren en actiepunten opvolgen voor het divisiebestuur
• Organiseren van verschillende bijeenkomsten en/of evenementen
• Vraagbaak voor secretaresses en afdelingshoofden
• Ondersteuning bieden aan het divisiebestuur, de divisievoorzitter en het divisiebureau, bijvoorbeeld bij het opstellen van brieven, maken van afspraken en notuleren
• Ondersteuning bieden aan projecten die binnen de divisie lopen
• Contact onderhouden met interne en externe partijen zoals ziekenhuizen, bedrijven en collega’s van andere divisies

Wat neem je mee?

• Je hebt een afgeronde mbo/hbo opleiding, bij voorkeur in secretariële richting of vergelijkbaar
• Je hebt enige jaren ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie, bij voorkeur in een complexe organisatie
• Je bent communicatief sterk, representatief en discreet
• Je werkt zelfstandig, kunt goed vooruitdenken, bent stressbestendig en schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden
• Je hebt uitstekende kennis van MS Office en digitale systemen en weet nieuwste (AI) technologieën goed in te zetten

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 7: € 3.020 tot € 4.041 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie-uren: 190,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Bij 7 km of meer (enkele reis) 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Je ontvangt een vergoeding à €0,18 per km.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Waar ga je werken?

• Het is een veelzijdige functie binnen een toonaangevend academisch ziekenhuis
• Ja hebt directe betrokkenheid bij het bestuur en de bedrijfsvoering van Divisie 1
• Er is ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden
• Je werkt in een collegiaal en professioneel team

We beoordelen sollicitaties direct na ontvangst en nodigen geschikte kandidaten mogelijk al tijdens de sollicitatieprocedure uit voor een gesprek. Zodra wij de juiste kandidaat hebben gevonden, sluiten wij de vacature. We raden je daarom aan om snel te reageren.

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je terecht bij Floor Beeftink, directeur bedrijfsvoering, via 06 2438 8223 of f.beeftink@amsterdamumc.nl.

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Charlotte Veen, recruitmentadviseur, via 06 2190 9282 of c.s.veen@amsterdamumc.nl.

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Bekijk wat het inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.