Managementassistent Speerpunt Regenerative Medicine & Stem Cells

Zorg jij graag dat alles op rolletjes loopt? Binnen het speerpunt zoeken we een managementassistent die overzicht houdt, snel schakelt en structuur aanbrengt.

Dit ga je doen

Je werkt in een inspirerende omgeving waar wetenschappelijk onderzoek, onderwijs, technologie en toekomstgerichte zorg samenkomen, en waar jouw organisatietalent van grote waarde is: Regenerative Medicine Utrecht (RMU). Jij zorgt dat collega’s zich kunnen richten op onderzoek, onderwijs, samenwerking en de transformatie die nu speelt binnen UMC Utrecht. Deze transformatie zorgt voor een andere organisatiestructuur en hier is onder andere kwartiermaker Jeffrey Beekman veel mee bezig.

Samenwerken doe je met de kwartiermaker, programmamanager, de locatiemanager en andere teamleden. Je combineert secretariële, organisatorische en facilitaire taken op een unieke plek van het UMC Utrecht binnen het Regenerative Medicine Center Utrecht (RMCU), dat in hetzelfde gebouw zit als het Hubrecht Instituut.

• Beheren van agenda’s en mailboxen (die van Jeffrey en die van het RMU), en vergaderruimtes (o.a. via SuperSaas), inclusief voorbereiding van overleggen;
• Voorbereiden van vergaderingen in samenwerking met de inhoudelijk betrokken collega’s. O.a. t.b.v. de transformatie, de kernteam meetings en de verschillende RMU-meetings.
• Coördineren van community-activiteiten zoals floor meetings, en het organiseren van borrels en bijeenkomsten;
• Verwelkomen en administreren van nieuwe medewerkers (zoals stagiairs, studenten, visiting scientists en andere nieuwe collega’s);
• Voorbereiden van rondleidingen en verwelkomen van externe gasten.
• Regelen van facilitaire zaken op de locatie en contact met leveranciers: ontvangst fruit, beheer van printers, ICT-items en lockers, afstemming over onderhoud van meubilair.
• In de gaten houden van de keuken en centrale ontmoetingsruimte; aanspreekpunt voor orde, gebruik en hospitality;
• Ondersteunen bij administratieve processen zoals facturering, en onderwijs- en valorisatieactiviteiten.

Hier ga je werken

Je komt te werken in een omgeving waar wetenschap, technologie en toekomstgerichte zorg samenkomen. Het speerpunt RM&SC is een van de zes focusgebieden van het UMC Utrecht en richt zich op het ontwikkelen van regeneratieve therapieën.

Binnen het Regenerative Medicine Center Utrecht (RMCU) werken circa 350 onderzoekers uit diverse divisies en vakgroepen aan grensverleggend onderzoek. Ook start er ieder half jaar een flinke groep nieuwe stagiair(e)s om ervaring op te doen.

Als managementassistent speel je een verbindende rol binnen de community. Je ondersteunt het supportteam bij operationele taken, zorgt voor een gastvrije werkomgeving en bent het eerste aanspreekpunt bij praktische vragen. Je werkt nauw samen met de kwartiermaker (Jeffrey), programmamanager (Solange), locatiemanager (Joost) en andere collega’s die zich richten op communityvorming, onderwijs en valorisatie. Je houdt overzicht, signaleert wat er nodig is en weet snel te schakelen tussen verschillende werkzaamheden.

Dit neem je mee

Dit neem je mee

Je bent dienstverlenend ingesteld, werkt gestructureerd en weet goed om te gaan met een dynamische omgeving. Je voelt je thuis in een academische setting en schakelt moeiteloos tussen Nederlands en Engels.

• Een afgeronde mbo-4 of hbo-opleiding als managementassistent of secretaresse;

• Minstens enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie met uiteenlopende verantwoordelijkheden;

• Vaardigheid met MS Office en bij voorkeur ervaring met systemen als SuperSaas en Access.

• Goede mondelinge en schriftelijke communicatie in zowel Nederlands als Engels;

• Een zelfstandig werkende collega die ook goed samenwerkt en weet waar de prioriteiten liggen;

Affiniteit met onderzoek en onderwijs is een pré, net als gevoel voor hospitality en locatiebeheer.

Je beschikbaarheid voor de 20 – 24 uur verdelen we idealiter over 4-5 dagen. Dit ter bevordering van continuïteit in o.a. mailverkeer en bereikbaarheid binnen het centrum. We gaan graag met je in overleg over wat voor jou prettig, mogelijk en haalbaar is. 

Dit bieden we jou

• Een salaris tussen de € 3020 - € 4041 bruto per maand (schaal 7), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur). 
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%. 
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie. 
• Reis je met het OV naar je werk? Bij meer dan 7 km enkele reis krijg je deze kosten 100% vergoed. Kom je lopend, fietsend of met de auto?
• Dan krijg je een vergoeding van € 0,18 per km (tot max. 40 km enkele reis met de auto). 
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen. 
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.