Managementassistent Public Health (zwangerschapsverlof)

Zorg jij dat alles op rolletjes loopt? Kom werken als managementassistent bij een leuk team dat werkt aan de toekomst van de Public Health via onderzoek en onderwijs!

Dit ga je doen

Je biedt secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning aan de het hoofd van de subafdeling Public Health Practice en verschillende docenten en onderzoekers. Denk hierbij aan de volgende kerntaken (afhankelijk van de wensen van de stafleden kan het zijn dat je met sommige kerntaken meer/vaker bezig bent dan de andere kerntaken):

• Secretarieel: beheert agenda's, plant complexe afspraken (intern en extern), behandeld mail en bewaakt voortgang, aanspreekpunt voor afdeling.
• Organisatorisch: organisatie reguliere vergaderingen en grotere bijeenkomsten (denk aan evenementen en dienstreizen).
• Administratief: biedt administratieve ondersteuning en archivering in het kader van personeelszaken (werven, aanstellen en starten nieuwe medewerkers & registraties en mutaties gast- en vaste medewerkers), financiën (facturen & declaraties), contracten (proces monitoring & coördinatie), en ook de registratie van promoties en publicaties.
• Communicatie: beheert de LinkedIn pagina en voert enkele andere taken voor optimale communicatie uit.

Deze functie betreft een tijdelijke vervanging in verband met zwangerschapsverlof, voor de periode van 13 april tot en met 25 september. Omdat het Julius Centrum regelmatig nieuwe managementassistenten zoekt, is er soms ruimte langer te blijven. Dus als je na deze tijdelijke vervanging graag wilt blijven, kijken we graag met je mee naar de mogelijkheden.

Hier ga je werken

Je gaat aan de slag bij het secretariaat van de afdeling Global Public Health & Bioethics, onderdeel van het Julius Centrum in het UMC Utrecht. Het Julius Centrum is een belangrijk onderzoeks- en onderwijsinstituut dat zich bezighoudt met gezondheid en zorg, zowel in Nederland als wereldwijd.

Onze afdeling werkt aan onderwerpen zoals internationale gezondheidszorg en ethische vraagstukken. Het is een interessante omgeving waar je veel verschillende mensen ontmoet, van onderzoekers tot beleidsmedewerkers.

Het secretariaat bestaat uit vier collega’s. Iedereen ondersteunt een eigen subafdeling, maar we helpen elkaar waar nodig en nemen taken over bij ziekte of vakantie. We hebben een gezellige teamdag op dinsdag, daarom vinden we het fijn als je die dag kunt werken. De andere dagen plannen we samen in overleg.

Dit neem je mee

Vaardigheden

• Je beheerst de Nederlandse goed en hebt basiskennis van het Engels.
• Je hebt ervaring met secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden.
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en bent servicegericht en collegiaal.
• Je bent vaardig in het gebruik van ICT-systemen, waaronder het MS Office-pakket (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) en bij voorkeur ook SAP.

Persoonlijkheid

• Je bent open, benaderbaar en werkt graag samen met anderen.
• Je werkt nauwkeurig, bent resultaatgericht en weet goed prioriteiten te stellen.
• Je bent flexibel en proactief.
• Je ziet zelfstandig wat er moet gebeuren en zorgt ervoor dat de collega’s optimaal ondersteund worden.

Dit bieden we jou

• Een salaris tussen de € 2.677 - € 3.678 bruto per maand (schaal 6), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur).
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%.
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie.
• Reis je met het OV naar je werk? Bij meer dan 7 km enkele reis krijg je deze kosten 100% vergoed. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan krijg je een vergoeding van € 0,18 per km (tot max. 40 km enkele reis met de auto).
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen.
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.