Directiesecretaresse Raad van Bestuur

Wij zoeken een professionele collega die ons gaat versterken bij de ondersteuning van de leden van de raad van bestuur, de bestuurssecretaris en bestuursadviseur. Vind jij het leuk om veel verschillende taken uit te voeren en houd jij ervan dat elke dag anders is? Zorg jij ervoor dat alles goed georganiseerd is en soepel verloopt? Begrijp jij hoe de hazen lopen in een ziekenhuis of vind je het leuk om dat snel te leren? Solliciteer dan nu op de functie van directiesecretaresse bij de Raad van Bestuur bij HMC. Wij kijken uit naar je sollicitatie!

Wat ga je doen?
Het secretariaat raad van bestuur bestaat uit een team van vijf ervaren collega’s. Samen zorgen we ervoor dat we het beschikbaarheid- en bereikbaarheidsrooster rond draaien. Flexibiliteit en collegialiteit is daarbij belangrijk. We werken hybride, met duidelijke afspraken over kantoor- en thuiswerkdagen. Onze taken omvatten:

• De ondersteuning van de bestuurders (mail, agendabeheer, plannen van overleggen en het uitzetten van de voorbereiding, verslaglegging en bewaking),
• Beleidsondersteuning: voorbereiding en verslaglegging van bestuurlijke overleggen en besluitvorming en correspondentie behorende bij bijvoorbeeld medezeggenschap of ziekenhuiscommissies en klachtenafhandeling) en
• Het voeren van het secretariaat (verwerken van post, alle voorkomende correspondentie en het administreren van contracten en overeenkomsten).
• Vele contacten met diverse functionarissen in huis en daarbuiten, zoals met andere ziekenhuizen en instellingen.

De komende jaren zullen we – met behulp van technologie – onze werkprocessen vernieuwen en digitaliseren.

De werkzaamheden
Door het vertrek van een collega zijn we op zoek naar een vakkundige collega die veel van de werkzaamheden op het secretariaat kan uitvoeren. Waar je focus komt te liggen hangt af van je ervaring, vaardigheden en je wensen. We gaan daarover graag in gesprek! Relevante competenties zijn:

• Organisatorisch sterk: Je ondersteunt bij het inplannen van afspraken, de logistiek daaromheen, het opvragen en klaarzetten van vergaderstukken en de voorbereiding van overleggen.
• Communicatief vaardig: je neemt de telefoon aan, beantwoordt mails, stelt conceptantwoorden en conceptbrieven op en ontvangt bezoek.
• Ondersteunend en ontzorgend: je schuift, waar nodig, aan bij een overleg voor een verslag van afspraken die bestuurders maken in een overleg. Of je faciliteert de (technische) ondersteuning op andere wijze. Je denkt daarbij mee en vooruit!

Wat vragen we van jou?
In deze functie is een vriendelijke en professionele uitstraling belangrijk. Kerncompetenties zijn discretie, liefde en lef, flexibiliteit en zorgvuldigheid. Processen kunnen soms weerbarstig zijn en een lange adem vragen. Het is belangrijk dat je goed in teamverband kunt werken en er lol in hebt om met elkaar weer een klus te klaren!

Voor deze functie:

• Heb je aantoonbare ervaring in genoemde taken. Ervaring hiermee in een ziekenhuis, zorginstelling of vergelijkbare setting is daarbij een pré.
• Heb je een relevante opleiding gevolgd (directiesecretaresse of vergelijkbare opleiding), en/of aantoonbare relevante werkervaring.
• Ben je bekend met vergader- en officetools (bijvoorbeeld IBABS, Join en Oracle) en heb je plezier in het ontdekken van de digitale mogelijkheden.
• Heb je goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
• Ben je discreet, integer, flexibel en een echte teamspeler!
• Ben je dienstverlenend en ben je een echte professional in je vak!

Kom je bij ons werken? Dan vragen wij om een VOG (verklaring omtrent gedrag).

Wat bieden we jou?

• Een contract met een omvang van 24 uur per week, verdeeld over 3 of 4 dagen.
• We geven eerst een jaarcontract. Bij goed functioneren is de intentie de samenwerking om te zetten naar onbepaalde tijd.
• Daar hoort natuurlijk een salaris bij! Voor de rol van directiesecretaresse is dat maximaal € 4.723,- bruto per maand (FWG 50, op basis van 36 uur per week) met vaste toeslagen zoals de vakantietoeslag en een eindejaarsuitkering van beide 8,33%. loonschaal van toepassing.
• Je krijgt een volledige ov-vergoeding voor jouw woon-werkverkeer. Ook is er kilometervergoeding voor fiets- en/of wandelkilometers.
• Bij HMC vinden wij een prettige balans tussen werk- en privé net als jij heel belangrijk. Wij willen onze medewerkers faciliteren om meer eigen regie te hebben en bieden leden van het rvb secretariaat de mogelijkheid en tools om gedeeltelijk thuis (hybride) te werken en daar bereikbaar te zijn (mobiele telefoon, laptop).
• Wil je jezelf blijven ontwikkelen? Die ruimte is er bij HMC! Wij investeren in je persoonlijke ontwikkeling, bieden opleidingsmogelijkheden die passen bij jouw ontwikkeldoelen én bieden doorgroeimogelijkheden en loopbaanadvies;
• Daarnaast bieden we vanuit onze HR-afdeling verschillende initiatieven om jou gezond en vitaal te houden;
• Interessante extra's, zoals: korting op het aanschaffen van een nieuwe fiets en studiekostenvergoeding. Maar ook korting bij je sportschool of op je verzekeringspremie;
• Overige arbeidsvoorwaarden conform CAO Ziekenhuizen.

Interesse in deze vacature?
We zien je sollicitatie graag, uiterlijk 11 januari tegemoet.

De gesprekken vinden begin februari plaats en omvat ook een kennismaking met een lid van de raad van bestuur. De beoogde startdatum is zo spoedig mogelijk daarna.

Voor inhoudelijke vragen over de functie kun je contact opnemen met Suzanne van Kleef, bestuursadviseur, via contactinformatie of [s.van.kleef@haaglandenmc.nl](mailto:s.van.kleef@haaglandenmc.nl). Voor vragen over de procedure, stuur een WhatsApp bericht of bel naar Lisette Horstmanshof, wervingsadviseur, via telefoonnummer contactinformatie .

Meer informatie over HMC vind je op [www.haaglandenmc.nl](http://www.haaglandenmc.nl/).