Managementassistent P-opleidingen

Ben jij een enthousiaste en georganiseerde managementassistent die graag overzicht houdt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt? Voor de opleiding Psychologie (P-opleiding) zoeken we iemand die de organisatie stevig neerzet, zodat opleiders en opleidelingen zich volledig kunnen richten op de opleiding.
Werk je graag samen in een professioneel en betrokken team, waar samenwerking vanzelfsprekend is en ruimte is voor een fijne werksfeer? Dan maken we graag kennis met je.

Wat ga je doen?
Als managementassistent ben jij de spil van de P-opleiding. Je organiseert, plant en stemt af, zodat alles soepel loopt.
Je houdt je onder andere bezig met:

• Plannen en organiseren van evenementen, referaten, supervisies en vergaderingen;
• Ongeveer zes keer per jaar sollicitatieprocedures organiseren voor diverse opleidingsplaatsen;
• Plannen en voorbereiden van gesprekken over leerarbeidsovereenkomsten;
• HR-vragen van opleidelingen;
• Beheren van opleidingsdossiers en ondersteunen bij administratieve HR-processen;
• Ondersteunen bij projecten, visitaties en rapportages;
• Secretariële ondersteuning: agendabeheer, vergaderingen plannen en notuleren;
• Mutaties verwerken in HR-systemen en opleidingsgegevens actueel houden.

Hoe ziet een dag van een managementassistent van de P-opleiding eruit?
Je start de dag door je mail en planning te checken en meteen prioriteiten te stellen. Een opleideling belt met een vraag over zwangerschapsverlof; jij zoekt het uit, koppelt snel terug en legt het meteen vast. Ondertussen stem je met een opleider een wijziging in de opleidingsplanning af, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is.
Daarna zet je alles klaar voor een training voor praktijkopleiders: je reserveert de juiste vergaderruimte, regelt lesmateriaal en stemt de lunch af. Later op de dag bel je met de Keizersgrachtkerk om de data van de eindreferaten voor volgend jaar vast te leggen. Jij bereidt direct de informatiebrief en uitnodiging voor, zodat die op tijd de deur uit kunnen.
Tussendoor schakel je met een externe opleidingspartner over een opleideling die volgende maand start: je laat de detacheringsovereenkomst aanpassen, jaagt ontbrekende stukken na en maakt het personeelsdossier compleet. In de middag notuleer je een overleg, werk je planningen bij en bereid je de volgende sollicitatieronde voor. Je sluit af met een helder overzicht en de geruststelling dat alles strak georganiseerd staat.

Wat maakt deze functie leuk?
Je werkt nauw samen met de praktijkopleiders en opleidelingen. Daarnaast heb je veel contact met de secretariaten van de andere opleidingen binnen Arkin. Dit creëert een open en ondersteunende werksfeer waarin je veel van elkaar kunt leren. Je krijgt ruimte om mee te denken, te verbeteren en je rol verder vorm te geven.

Wij bieden jou:

• Arbeidsvoorwaarden volgens de CAO GGZ, schaal 45 (min. € 3.088,- en max € 4.149,- bruto op basis van 36 uur);
• Het betreft een vacature voor 24 tot 32 uur per week met de intentie om dit bij goed functioneren om te zetten in een vast dienstverband;
• Een eindejaarsuitkering van 8,33% en 8,33% vakantiegeld;
• Je bouwt een goed pensioen op bij Pensioenfonds Zorg & Welzijn.

Daarnaast een aantal aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden van Arkin:

• Voor woon-werkverkeer en dienstreizen krijg je een 2e klasse mobiliteitskaart, ook te gebruiken voor OV-fiets, of een km vergoeding;
• Korting op verzekeringen bij Univé en Centraal Beheer;
• Een thuiswerkregeling met vergoeding voor werkplekinrichting en vergoeding voor thuiswerkdagen;
• Arkin biedt met 11 specialismen op verschillende locaties ook veel mogelijkheden op langer termijn voor jouw professionele ontwikkeling en persoonlijke groei. Hiervoor hebben we een breed trainingsaanbod;
• Een meerkeuzesysteem waarbij je brutoloon kunt gebruiken voor extra vakantie-uren, fietsaanschaf en aanvullende reiskostenvergoeding;
• Voor jouw welzijn, conform de CAO, een jaarlijks balansbudget van €1000 (naar rato dienstverband) en een jaarlijks vitaliteitsbudget van maximaal €100,- (bij een vast dienstverband van minimaal 18 uren per week) en toegang tot het platform Nrgize voor deelname aan activiteiten zoals bootcamp, yoga en salsa dansen. Daarnaast krijg je onbeperkt toegang tot het online cursusaanbod van GoodHabitz;
• Collega aandragen? Ontvang in totaal een aanbrengbonus van €1000,- bruto.

Wat breng je mee?
Je bent een echte regelaar die overzicht houdt en graag vooruitdenkt. Je werkt zelfstandig en nauwkeurig, schakelt makkelijk met verschillende mensen en communiceert op een prettige en professionele manier. Daarbij ga je vanzelfsprekend zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
Daarnaast beschik je over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• Sterke organisatorische vaardigheden;
• Een zelfstandige en nauwkeurige werkhouding;
• Bij voorkeur ervaring binnen onderwijs en/of zorg.

Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een vast onderdeel van onze sollicitatieprocedure, zodat we samen zorgen voor een veilige en betrouwbare werkomgeving.

Werken bij Arkin
Arkin is dé Randstedelijke GGZ aanbieder met 11 specialismen. Samen zijn we de expert op het gebied van de psychiatrie en verslavingszorg. Met elkaar maken we ons sterk voor de mentale veerkracht van onze cliënten.

Ons kantoor is gehuisvest op de Klaprozenweg in Amsterdam Noord, op het NDSM. Arkin is goed bereikbaar met het OV.

Interesse? 
Wil je meer weten over deze functie of sparren of het bij je past? Neem dan contact op met Wieneke Goenee, P-opleider via contactinformatie . We zien jouw sollicitatie graag tegemoet!
Reageren kan tot 19 april aanstaande.
De eerste gesprekken zullen plaats vinden in de daaropvolgende week.
Deze vacature staat gelijktijdig in- en extern open. Interne voorrangskandidaten gaan voor in de procedure.

Wij zoeken het liefst zelf naar nieuwe collega’s, dat vinden we wel zo persoonlijk. Acquisitie wordt dan ook niet op prijs gesteld.

Over het bedrijf

Arkin is dé Randstedelijke GGZ aanbieder met 11 specialismen. Samen zijn we de expert op het gebied van de psychiatrie en verslavingszorg. Met elkaar maken we ons sterk voor de mentale veerkracht van onze cliënten.

Bij Arkin werken 4.200 betrokken, gedreven professionals die hun nek durven uitsteken. Zij zijn continu op zoek naar maatwerkoplossingen voor hun cliënt. Daarbij telt kwaliteit, steeds opnieuw. Wij stimuleren medewerkers dan ook via uitgebreide opleidingsprogramma’s zich blijvend in hun vakgebied te ontwikkelen.