Managementassistent Opleiding Interne Geneeskunde

Intro

Wil jij als managementassistent bijdragen aan de organisatie van de opleiding interne geneeskunde? Jij ondersteunt het opleidingsteam en behoudt het overzicht in contact met opleiders, aios en partners in de regio.

Wat ga je doen?

Als managementassistent van de opleiding interne geneeskunde ondersteun je het opleidingsteam in de dagelijkse organisatie. Je werkt samen met twee opleidingscoördinatoren en bent een vaste waarde voor de hoofdopleider, plaatsvervangend opleiders, opleiders en aios binnen en buiten Amsterdam UMC.

Je werkzaamheden zijn breed en uitdagend. Zo houd je je bezig met:

• Beheren van de agenda en mailbox van de hoofdopleider, inclusief het plannen van voortgangsgesprekken en overleggen voor het volledige opleidersteam.
• Zorg dragen voor de administratieve ondersteuning: denk aan het verwerken van indiensttreding van nieuwe aios, gasttoelatingen, detacheringen en autorisaties.
• Beheren van de roosters, verwerken van verlofaanvragen en ziekmeldingen in diverse systemen, en het signaleren en automatiseren van terugkerende taken.
• Voorbereiden, organiseren en nauwkeurig vastleggen van interne vergaderingen, onderwijsbijeenkomsten, sollicitatieprocedures en studiedagen, en het bewaken van openstaande actiepunten.
• Actueel houden en waarborgen van alle opleidingsinformatie op intranet en andere communicatiekanalen.

Je krijgt bovendien ruimte voor initiatief op het gebied van procesverbetering en digitalisering. Bijvoorbeeld door deelname aan optimaliseringstrajecten of het zelf aanbrengen van structurele verbeteringen. Je krijgt de kans om nieuwe werkwijzen te initiëren of bestaande processen efficiënter in te richten.

Wat neem je mee?

Je bent digitaal vaardig en houdt het overzicht in een dynamische omgeving. Verder heb je:

• Hbo werk- en denkniveau met relevante ervaring als managementassistent of office manager.
• Aantoonbare kennis van Office365, Teams en SharePoint; ervaring met AI-tools is een pre.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Organisatiesensitiviteit én het vermogen zelfstandig en proactief te handelen.
• Sterke contactuele en communicatieve vaardigheden.

Daarnaast kun je goed schakelen tussen diverse werkzaamheden, werk je nauwkeurig, discreet en ben je stressbestendig. Ervaring met verslaglegging volgens een kwaliteitssysteem (zoals PDCA) is een pré.

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 7: € 3.020 tot € 4.041 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie-uren: 190,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Bij 7 km of meer (enkele reis) 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Je ontvangt een vergoeding à €0,18 per km.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Waar ga je werken?

De opleiding interne geneeskunde bij Amsterdam UMC is in 2023 ontstaan uit de fusie van de opleidingen bij AMC en VUmc. In deze dynamische omgeving werken artsen in opleiding tot internist (aios) intensief samen met opleidingsziekenhuizen in de regio. Binnen Amsterdam UMC bestaat de opleiding uit circa 15 stages en aandachtsgebieden, elk met een eigen micro-organisatie.

Je gaat aan de slag bij de afdeling interne geneeskunde, waar specialistische en topreferente zorg wordt verleend aan patiënten met complexe en zeldzame aandoeningen van interne organen en orgaansystemen. Samen met het opleidersteam van vijf internisten, onder leiding van dr. Inge Konings, draag je direct bij aan de zorgkwaliteit en het leertraject van toekomstige internisten. Je werkt op locatie AMC én locatie VUmc, met de mogelijkheid om gedeeltelijk vanuit huis te werken.

We zullen sollicitaties zoveel mogelijk doorlopend in behandeling nemen. Zodra wij een geschikte kandidaat hebben gevonden, zullen wij de vacature sluiten. Heb je interesse, wacht dan niet met reageren!

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je terecht bij Petra Speek-Besseling, hoofd secretariaat Interne Geneeskunde, via contactinformatie  of p.h.speek@amsterdamumc.nl.

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Bente van den Heuvel, recruitmentadviseur, via 06 2044 3846 of b.s.vandenheuvel@amsterdamumc.nl.

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Bekijk wat het inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.