Management Assistent

Kom werken als management assistent / medewerker secretariaat binnen een innovatieve en inhoudelijk interessante organisatie. Door alles goed te regelen voor onze managers en behandelaren, zorg jij met jouw werkzaamheden voor een prachtige bijdrage aan de continuïteit van de zorg van Jellinek!

Voor de kliniek en polikliniek van Jellinek Amsterdam zijn we op zoek naar een management assistent/medewerker secretariaat. Jij bent iemand die graag andere mensen helpt. Daarnaast ben je administratief handig, kan je goed multi-tasken en organiseren en voel je je thuis binnen de (poli)klinische zorg in de GGZ.

Wat ga je doen?

Je verzorgt samen met twee directe collega’s de secretariële ondersteuning van de managers bedrijfsvoering en behandelzaken van het poliklinisch team, het dag/klinisch team en Minnesota team aan de Jacob Obrechtstraat in Amsterdam. Hieronder valt o.a. het verwerken van personeelsmutaties, ziek- en herstelmeldingen en het bijhouden van het roosterprogramma. Ook plan je afspraken in en bent vraagbaak op diverse gebieden voor de medewerkers van de teams. Daarnaast werk je samen met de andere management assistenten van Jellinek Amsterdam en vang je elkaars werk op tijdens vakanties.

Een greep uit jouw werkzaamheden:

• Je zorgt voor de invoer en verwerking van personeelsmutaties en ziek- en herstelmeldingen in YouForce en het bijhouden van het roosterprogramma OWS;
• Je verzorgt o.a. agendabeheer van de managers, handelt telefoon- en e-mailverkeer af, plant afspraken in en doet bestellingen;
• Je zorgt voor een goede afhandeling van facturen en de (digitale) kleine kas;
• Je bent de vraagbaak voor de behandelaren uit de teams, denk hierbij aan verlofzaken, inplannen van groepsruimtes en allerlei andere soorten vragen;
• Je kent de lijntjes binnen Jellinek en Arkin en weet waar je moet zijn om zaken te regelen;
• Samen met je collega’s houd je de aanmeldingen bij van de interne trainingen, maakt waar nodig inwerkschema’s voor nieuwe medewerkers, vangt nieuwe medewerkers op tijdens hun eerste werkdag en verzorgt de wekelijkse nieuwsbrief;
• Je draagt zorg voor een efficiënte en optimale planning van de werkzaamheden en brengt actief structuur aan in de dagelijkse gang van zaken;
• Je signaleert en inventariseert knelpunten omtrent efficiëntie en stelt praktische verbeterpunten aan de orde.

Wij bieden

• Een jaarcontract voor 32-36 uur, met de intentie om dit te verlengen of om te zetten in een vast contract.
• Je standplaats is Jacob Obrechtstraat 92 te Amsterdam. Je werkt afwisselend thuis en op locatie, waarvan je minimaal 2 dagen aanwezig bent in de Jacob Obrechtstraat;
• Arbeidsvoorwaarden en salariëring zijn volgens de CAO GGZ. De functie is afhankelijke van kennis en ervaring ingeschaald in schaal 40 of schaal 45 (min 2742 max € 4057);
• Je ontvangt een eindejaarsuitkering van 8,33%, 8,33% vakantiegeld en je bouwt een goed pensioen op bij Pensioenfonds Zorg en Welzijn;
• Daarnaast kent Jellinek/Arkin aantrekkelijke aanvullende arbeidsvoorwaarden, zoals vergoeding van OV, vitaliteitsbudget, balansbudget, collectieve regelingen zoals een zorgverzekering en een fietsplan.
• Een thuiswerkregeling met vergoeding voor werkplekinrichting en vergoeding voor thuiswerkdagen
• Je krijgt een laptop en telefoon.
• Er is een breed (intern) scholings- en trainingsaanbod en wij denken graag mee met jouw loopbaanwensen.
• Je krijgt toegang tot Nrgize: een platform met allerlei (deels gratis) sportieve activiteiten: van boksclinics tot windsurfen, daarnaast krijg je onbeperkt toegang tot het online trainingsaanbod van 'Good Habitz'

Wat breng je mee?

• Je beschikt over een relevant MBO-4 diploma, bijvoorbeeld office & management support;
• Je hebt ervaring met MS office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint), hebt affiniteit met IT en bent in staat om nieuwe systemen snel eigen te maken;
• Je bent positief, gastvrij, denkt mee en bent oplossingsgericht.
• Je werkt gestructureerd en kunt goed overzicht bewaren;
• Je houdt van werken in een klein team en de dynamiek van een grote afdeling;
• Je communiceert helder en duidelijk, zowel mondeling als in geschrift;
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie, hebt goede sociale vaardigheden zoals tact, gevoel voor verhoudingen en omgaan met verschillende belangen;
• Ervaring in een soortgelijke functie is een pre;
• Ervaring met Youforce en OWS is een pre.

Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een vast onderdeel van onze sollicitatieprocedure, zodat we samen zorgen voor een veilige en betrouwbare werkomgeving.

Voor meer informatie of eventuele vragen over de functie kun je contact opnemen met Lisa Bos (manager bedrijfsvoering polikliniek Amsterdam) via contactinformatie en lisa.bos@jellinek.nl of met Annefleur Kok (manager bedrijfsvoering dag/klinisch team Amsterdam) via contactinformatie en annefleur.kok@jellinek.nl

Deze vacature is gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid gaan interne kandidaten voor in de procedure.

Over het bedrijf

Arkin is dé Randstedelijke GGZ aanbieder met 11 specialismen. Samen zijn we de expert op het gebied van de psychiatrie en verslavingszorg. Met elkaar maken we ons sterk voor de mentale veerkracht van onze cliënten.

Bij Arkin werken 4.200 betrokken, gedreven professionals die hun nek durven uitsteken. Zij zijn continu op zoek naar maatwerkoplossingen voor hun cliënt. Daarbij telt kwaliteit, steeds opnieuw. Wij stimuleren medewerkers dan ook via uitgebreide opleidingsprogramma’s zich blijvend in hun vakgebied te ontwikkelen.