Administratief medewerker Onderwijs- en Studentzaken

Ben jij nauwkeurig, gestructureerd en administratief sterk? Voor een zwangerschapsvervanging (juli - december) zoeken wij een collega die tentamenadministratie en stageafhandeling ondersteunt binnen diverse opleidingen van de faculteit Geneeskunde.

Dit ga je doen

Als medewerker onderwijsadministratie ondersteun je tijdelijk de afdeling Onderwijszaken bij administratieve processen rondom tentamens en afhandeling van stages.

Je houdt je onder andere bezig met het opstellen van deelnemerslijsten, het verwerken van stage resultaten en het verzorgen van toets inschrijvingen. Je verricht ondersteunende taken voor grote toetsen zoals de Interuniversitaire voortgangstoets Geneeskunde. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het invullen van de stagemodule ten behoeve van de financiële afhandeling van stages.

Je werkt hierbij nauw samen met collega’s binnen het team en hebt regelmatig contact met docenten, toets coördinatoren en andere medewerkers van Onderwijszaken.

Je werkt met systemen zoals Osiris, Scorion, MS Teams, Blackboard en aanverwante onderwijstools.

Je komt terecht in een collegiaal en betrokken team waarin samenwerking, kwaliteit en werkplezier centraal staan. Eigen inbreng wordt gewaardeerd en initiatieven worden aangemoedigd.

Een deel van de taken is flexibel in te delen in de werkweek, waarbij thuiswerken tot de mogelijkheden behoort.

Hier ga je werken

Je komt op de afdeling Onderwijszaken (OZ) te werken. Deze afdeling (47 medewerkers) is een onderdeel van een gedreven onderwijsorganisatie, het Onderwijscentrum. De afdeling OZ is verantwoordelijk voor de ondersteunende processen die nodig zijn om het onderwijs van de faculteit Geneeskunde en de UMC Utrecht-academie te organiseren. OZ bestaat uit: onderwijs- en studentadministratie, onderwijsroostering en planning, ambtelijk secretariaat examencommissies, studieadvies, Studie-informatiepunt, Career Services en het International Office.

De medewerkers van OZ ondersteunen de studenten, cursisten en docenten en bepalen mede het gezicht van de opleidingen. Daarbij zijn zij hét loket voor de dienstverlening aan studenten. De uitvoering van de dienstverlening door de afdeling Onderwijszaken vindt plaats in nauwe afstemming en samenwerking met de betreffende opleidingen. De afdeling levert een transparant aanbod van dienstverlening en levert op (pro)actieve wijze een bijdrage aan een goede uitvoering van het primaire onderwijsproces. De medewerkers van de ondersteunende teams hebben elk een specifiek takenpakket, waaronder inschrijving studenten, resultaat verwerking, planning coschappen, organisatie van buluitreiking, aanmelding toelating en inschrijving tot de masteropleiding en administratieve ondersteuning van specifieke onderwijslijnen. Zij werken in hoge mate zelfstandig. De sfeer op de afdeling is informeel en de lijnen zijn kort.

Dit neem je mee

Wij zoeken een zorgvuldige, gestructureerde en samenwerkingsgerichte collega die snel nieuwe taken oppakt en zelfstandig kan werken binnen duidelijke processen.

Verder beschik je over:

• Ervaring met administratieve werkzaamheden, bij voorkeur in een onderwijsomgeving.
• Bij voorkeur kennis van Osiris en/of andere onderwijssystemen.
• Het vermogen om overzicht te houden en prioriteiten te stellen.
• Goede digitale vaardigheden.

Studenten/afgestudeerden van de faculteit Geneeskunde kunnen helaas niet reageren op deze vacature.

Omdat we iemand zoeken die begin juli kan starten, vragen we je alleen te solliciteren als je dan beschikbaar bent.

De vacature staat gelijktijdig intern en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Dit bieden we jou

• Een salaris tussen de € 2.932,- en € 3.923,- bruto per maand (schaal 7), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur).  
• Een tijdelijk contract voor vervanging zwangerschapsverlof tussen juli 2025 - december 2025).
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%.  
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie.  
• Reis je met het OV naar je werk? Bij meer dan 7 km enkele reis krijg je deze kosten 100% vergoed. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan krijg je een vergoeding van € 0,18 per km (tot max. 40 km enkele reis met de auto).  
• De mogelijkheid om hybride te werken: afwisselend thuis en op kantoor.
  Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen. 
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.