Administratief medewerker Onderwijs- en studentzaken

Ben jij onze nieuwe visitekaart voor onze studentenbalie? Ben je daarnaast een nauwkeurige teamplayer die (administratieve) ondersteuning wil bieden aan een aantal universitaire opleidingen van de faculteit Geneeskunde? Dan zoeken wij jou!

Dit ga je doen

We zijn op zoek naar een enthousiaste collega die ons vernieuwde Studie-Informatiepunt (STIP) wil bemannen en daarnaast bijbehorende (administratieve) taken wil oppakken ter ondersteuning van een aantal universitaire opleidingen van de faculteit Geneeskunde. Denk hierbij aan de opleidingen Medical Humanities en SUMMA. 

De STIP balie bevindt zich in het hart van het Onderwijscentrum; op het Teaching Plaza van het Hijmans van den Berghgebouw in het UMC. Tijdens je STIP-dienst sta je studenten te woord aan de STIP-balie en beantwoord je vragen per e-mail en telefoon. Als STIP-collega ben je daarmee een belangrijk visitekaartje van de afdeling en de opleidingen. De vragen die worden gesteld zijn divers en vragen kennis van de verschillende opleidingen die afdeling Onderwijszaken ondersteunt. Het STIP-team bestaat uit zes medewerkers die graag van elkaar leren. Binnen dit team is sprake van een goede onderlinge samenwerking, waarin collegialiteit en plezier de boventoon voeren. Eigen inbreng, geven van feedback en aandragen van verbeterideeën worden erg op prijs gesteld. 

Samen met andere collega’s ga je ook andere (administratieve) taken oppakken ter ondersteuning van een aantal universitaire opleidingen. Je kunt hierbij  denken aan het aanmelden van nieuwe studenten, cijferverwerking, tentamenvoorbereiding en het verzorgen van cursusinschrijvingen. Voor het uitvoeren van deze taken is jouw helikopterview noodzakelijk. Binnen deze rol heb je veel contact met docenten en andere collega’s van de afdeling Onderwijszaken. In deze functie werk je regelmatig met het studentinformatiesysteem Osiris, Scorion, MS Teams, de digitale leeromgeving Blackboard en enkele aanverwante onderwijstools.

Bij voorkeur zoeken we een collega die in ieder geval op de maandag, woensdag en vrijdag wil werken en dan ook het gezicht wil zijn van de STIP balie.  

Hier ga je werken

De afdeling Onderwijszaken (OZ) bestaat uit 47 medewerkers en maakt onderdeel uit van een gedreven onderwijsorganisatie, het Onderwijscentrum. De afdeling is verantwoordelijk voor de ondersteunende processen die nodig zijn om het onderwijs van de faculteit Geneeskunde en de UMC Utrecht-academie te organiseren. OZ bestaat uit: onderwijs- en studentadministratie, onderwijsroostering en planning, ambtelijk secretariaat examencommissies, studieadvies, Studie-informatiepunt, Career Services en het International Office.

De medewerkers van OZ ondersteunen de studenten, cursisten en docenten en bepalen mede het gezicht van de opleidingen. Daarbij zijn zij hét loket voor de dienstverlening aan studenten. De uitvoering van de dienstverlening door de afdeling Onderwijszaken vindt plaats in nauwe afstemming en samenwerking met de betreffende opleidingen. De afdeling levert een transparant aanbod van dienstverlening en levert op (pro)actieve wijze een bijdrage aan een goede uitvoering van het primaire onderwijsproces. De medewerkers van de ondersteunende teams hebben elk een specifiek takenpakket, waaronder inschrijving studenten, resultaatverwerking, planning coschappen, organisatie van buluitreiking, aanmelding toelating en inschrijving tot de masteropleiding en administratieve ondersteuning van specifieke onderwijslijnen. Zij werken in hoge mate zelfstandig. De sfeer op de afdeling is informeel en de lijnen zijn kort.

Dit neem je mee

Wij zoeken een proactieve, daadkrachtige, enthousiaste collega die snel taken op kan pakken. Je hebt ruime ervaring in werken met administratieve systemen. Kennis van Osiris is een pre. 

Karaktereigenschappen die we zoeken zijn: vrolijk, positief en een klantgerichte instelling. Je vindt het leuk om studenten verder te helpen en dit doe je op een vriendelijke, oplossingsgerichte wijze. Daarnaast ben je een echte teamplayer, werk je nauwkeurig, kan je omgaan met deadlines en weet je prioriteiten te stellen. Je bent flexibel en stressbestendig en je hebt snel inzicht in het gebruik van diverse applicaties. Vaardigheid in spreken en schrijven van de Engelse taal is noodzakelijk binnen deze functie.

De vacature staat gelijktijdig intern en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Dit bieden we jou

• Een salaris tussen de € 2.932,- en € 3.923,- bruto per maand (schaal 7), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur).   
• Een tijdelijke arbeidsovereenkomst met mogelijkheid tot verlenging. 
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%.   
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie.   
  Reis je met het OV naar je werk? Bij meer dan 7 km enkele reis krijg je deze kosten 100% vergoed. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan krijg je een vergoeding van € 0,18 per km (tot max. 40 km enkele reis met de auto).   
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen.  
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.