Secretaresse bedrijfsbureau Medische staf Isala

Wat ga je doen?

Wegens vertrek van een van onze medewerkers op het bedrijfsbureau medische staf, zijn de VMS-I en het MSB-I op zoek naar een toegewijde, ervaren, enthousiaste en professionele secretaresse voor 32 uur.

Tot je taken behoren:

• coördineren van activiteiten en werkzaamheden;
• het onderhouden van interne (binnen de medische staf en het ziekenhuis) en externe contacten op operationeel en tactisch niveau;
• het ontvangen en begeleiden van bezoekers, beantwoorden van vragen en het zo nodig door verwijzen;
• het verzorgen van het binnenkomende telefoonverkeer;
• het beheren van complexe agenda`s inclusief het op basis van prioriteitstelling maken van afspraken;
• het opstellen van jaarplanningen;
• het voorbereiden van vergaderingen (o.a. commissies en ledenvergaderingen) en het onderhouden van contacten met diverse organisaties;
• het opstellen van correspondentie en notities aan de hand van steekwoorden;
• het notuleren van (on)gestructureerde vergaderingen, besprekingen en andere vormen van overleg;
• het professionaliseren van het huidige archief;
• het ten behoeve van het stafbestuur/secretaris inwinnen en bewerken van diverse soorten (vertrouwelijke) informatie;
• ondersteuning, bewaking en archiveren van (financiële) afspraken tussen ziekenhuis en MSB-I en tussen MSB-I en de vakgroepen.

Waar ga je werken?

De Medische staf Isala (VMS-I) bestaat uit ruim 460 medisch specialisten (vrijgevestigd en in dienstverband) verdeeld over 36 vakgroepen en voert haar werkzaamheden grotendeels uit binnen het ziekenhuis Isala. De besturen van de VMSD (Vereniging Medisch specialisten in dienstverband) en het MSB-I (Medisch specialistisch bedrijf Isala) vormen gezamenlijk het bestuur van de medische staf en worden ondersteund door een bedrijfsbureau. Binnen dit bedrijfsbureau zijn momenteel 10 medewerkers werkzaam allen met een eigen portefeuille aan taken en activiteiten.

Wie ben je en wat breng je mee?

• Je hebt een hbo-werk- en -denkniveau; een diploma van een relevante secretariële hbo-opleiding is vereist.
• Je beschikt over goede contactuele en schriftelijke vaardigheden.
• Je hebt ervaring met het opstellen van complexe notulen.
• Je kunt het overzicht bewaren (ook tijdens hectische momenten) en snel kunnen inspelen op verschillende situaties.
• Je bent proactief en zorgt ervoor dat taken tijdig en volledig worden uitgevoerd.
• Je hebt een scherp oog voor detail en werkt nauwkeurig/gestructureerd.
• Je kunt goed overzicht behouden in complexe materie.
• Je bent accuraat, stressbestendig, je kunt de juiste prioriteiten stellen en je hebt een flexibele instelling (je bent bereid af en toe s ‘avonds te werken).
• Je hebt gevoel voor discretie en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Daarnaast kun je zowel zelfstandig als in teamverband werken binnen een omgeving die volop in ontwikkeling is.

Wat bieden wij?

De functie wordt vooralsnog gesteld voor bepaalde tijd tot 1 januari 2026. Na dat jaar zijn er (bij gebleken geschiktheid en onveranderde omstandigheden) mogelijkheden voor verlenging.

De functie is ingedeeld in FWG 45 met een maximumsalaris van € 4.015,00 bruto bij een fulltime dienstverband. De cao-Z is van toepassing.

Wil je meer weten?

Wil je meer informatie? Neem dan contact op met bedrijfsbureau Medische staf via telefoonnummer contactinformatie of via mail bms@isala.nl.

Solliciteren 
Ben je geïnteresseerd in de vacature? Dan nodigen wij je uit te solliciteren.

Wij ontvangen je sollicitatie graag voor 15 januari 2025 a.s. onder vermelding van referentienummer 200419. Solliciteren kan uitsluitend via de sollicitatiebutton.